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PoKoUeb

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Bei der Postkorbübung geht es dabei in erster Linie um das Filtern und Priorisieren von verschiedenen Informationen.

Der Name Postkorbübung leitet sich dabei von dem Posteingangskorb. In der Praxis ist dieser häufig mit den unterschiedlichsten E-Mails, Anfragen, Aufgaben und Nachrichten gefüllt ist.

Wie auch in der Praxis ist es hier relevant, die Inhalte zu filtern und eine Prioritätenliste zu erstellen, die dann abgearbeitet werden kann.

MKP Marketing & Webbetreuung - Blog - Cache

Postkorbübung

Es ist exakt 9:30 Uhr. Du bist Vertretungskraft für Herrn Harry Hirsch, dem Projektmanager in einem IT-Unternehmen, welches Buchführungssoftware anbietet. Dein Kollege befindet sich bereits seit zwei Wochen im Urlaub und fällt weiterhin für eine ungewisse Zeit krankheitsbedingt aus. Du hast dir vorgenommen, sein E-Mail-Postfach aufzuräumen, in welchem sich bereits 30 ungelesene Nachrichten befinden. Für die Bearbeitung hast du dir folgende Gedanken gemacht:

 

Alle Fehlermeldungen, PC-Probleme und Softwarefehler leitest du direkt an den Entwickler Herrn Jim Panse weiter.

 

Ist eine Fehlermeldung, ein gemeldetes PC-Problem oder die Meldung über einen Softwarefehler älter als fünf Tage oder aber das Problem ist besonders dringend, rufst du den Absender stattdessen direkt an und bittest um einen Aufschub.

 

Handelt es sich um eine neue Anforderung an die Software, nimmst du den Vorschlag auf und antwortest dem Absender per E-Mail. Genauso verfährst du bei sonstigen Kundennachrichten. Alle privaten E-Mails werden von dir ignoriert, genauso wie Spam-Mails oder E-Mails von Frau Alice Wunder.

 

Bei allen finanziellen Angelegenheiten (Mahnungen, Rechnungen, Rabatte, Angebote, Kostenvoranschläge) oder bei Kritik an der Organisation, leitest du die E-Mail an Frau Rossi aus der Buchhaltung und Organisation weiter.

 

Bitte gebe nach jeder E-Mail an, wie du vorgehen würdest.

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E-Mail #1
Datum: vor 7 Tagen, 8:58:49
Von: Klara Korn

Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,

heute Morgen startete ich den PC und ich konnte die gestern gespeicherten Rechnungen nicht mehr aufrufen. Weder vom Desktop-PC aus noch von meinem Smartphone. Was soll ich nun machen?

Freundliche Grüße, Klara Korn

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E-Mail #2

Datum: vor 12 Tagen, 10:01:00
Von: Alice Wunder
Text:
Sehr geehrter Herr Hirsch,
wie schon die letzten Tage habe ich auch heute wieder das Problem, dass der Bildschirm während der Arbeit immer wieder ausgeht. Es wird auf einmal alles schwarz und ich kann nicht weiterarbeiten. Dann ziehe ich den Stecker, warte eine Minute und mache danach alles wieder an. Nach 30 Minuten wieder das gleiche Problem. Bitte helfen Sie mir.

Mit freundlichen Grüßen
Alice Wunder

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E-Mail #3

Datum: vor 12 Tagen, 10:04:08

Von: Alice Wunder

Text:

Sehr geehrter Herr Hirsch, wie schon die letzten Tage habe ich auch heute wieder das Problem, dass der Bildschirm während der Arbeit immer wieder ausgeht. Es wird auf einmal alles schwarz und ich kann nicht weiterarbeiten. Dann ziehe ich den Stecker, warte eine Minute und mache danach alles wieder an.

Nach 30 Minuten wieder das gleiche Problem. Bitte helfen Sie mir.

Mit freundlichen Grüßen, Alice Wunder

4 / 30

E-Mail #4

Datum: vor 50 Tagen, 13:59:09
Von: Martha Pfahl
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ich habe letzte Woche Ihre Software gekauft, merke aber nun, dass mir das Kundenstammdaten-Modul fehlt. Wie kann ich es aktivieren? Muss ich dafür das Debitorenprogramm zusätzlich ordern oder lässt sich das mit wenigen Klicks beheben?

Mit freundlichen Grüßen, Martha Pfahl

5 / 30

E-Mail #5

Datum: vor 30 Tagen, 22:59:04

Von: Roman Ticker

Text:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich weiß, Rechnungen können vergessen werden. Deshalb möchte ich Sie erneut an die Zahlung unserer Rechnung Nr 340-2087 erinnern.

Mit freundlichen Grüßen, Roman Ticker

6 / 30

E-Mail #6

Datum: Gestern, 16:16:16
Von: Gewinnspiel Ehrlich
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,

Wir gratulieren Ihnen zu Ihrem Gewinn. Sie nahmen erfolgreich an unserer Glückslotterie teil und gewinnen 500.000 Euro. Damit wir Ihnen die Summe überweisen können, klicken Sie bitte hier: LINK und geben Sie Ihre Bankverbindung sowie Ihre TAN-Nummer ein. Schon wenige Augenblicke später führen wir den Transfer aus.

Mit freundlichen Grüßen, Gewinnspiel Ehrlich

7 / 30

E-Mail #7

Datum: vor 8 Tagen, 10:12:10
Von: Alice Wunder
Text:
Sehr geehrter Herr Hirsch,
da ich noch immer keine Antwort auf meine E-Mail vom 24. Juli von Ihnen erhalten habe, sehe ich mich gezwungen, das Programm zu kündigen. Ich bitte Sie, mir die überwiesenen 28,90 Euro für die letzten drei Monate zurückzuerstatten.

Mit freundlichen Grüßen, i.V. Alice Wunder

8 / 30

E-Mail #8

Datum: vor 6 Tagen, 19:54:11

Von: Wolfgang See

Text:

Hallo Herr Hirsch,

Ich weiß nicht, ob ich bei Ihnen richtig bin, aber ich fange einfach mal an: Ich habe einen kleinen Handwerksbetrieb und möchte mich in naher Zukunft zur Ruhe setzen, deshalb wird der Betrieb aufgelöst. Mein Sohn möchte nun alle Kundenstammdaten, Lieferanten und Projekte in sein Unternehmen mit einer anderen Software überführen. Dazu müssen die Daten in einer „XML-Datei” vorliegen, so seine Aussage. Kann man das mit Ihrer Software so lösen?

Besten Dank im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen, Wolfgang See

9 / 30

E-Mail #9

Datum: vor 21 Tagen, 14:14:14
Von: Firma Rath
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,
Wir hatten bei Ihnen das gesamte FiBi-Paket gebucht, doch leider kann unsere IT die Software noch immer nicht installieren. Es kommt während des Installationsvorgangs zu einem unerwarteten Fehler, sodass dieser nicht abgeschlossen werden kann. Wir bitten um einen schnellen Rat von einem Fachmann.

Mit freundlichen Grüßen, i.A. Mira Bellenbaum, Firma Rath

10 / 30

E-Mail #10

Datum: vor 3 Tagen, 10:31:27
Von: Karl Auer
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,
sehe ich das richtig, dass ich für den Rechnungsdruck das Dokument erst speichern muss, danach wieder schließen und erst dann öffnen und in ein PDF-Dokument umwandeln muss? Versuche ich die Rechnung aktuell direkt in das PDF-Format umzuwandeln, erhalte ich nur ein leeres Blatt. Es kann doch nicht so kompliziert sein, oder?

Mit freundlichen Grüßen, Karl Auer

11 / 30

E-Mail #11

Von: Nico Thien
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,

nach anfänglicher Skepsis habe ich mich nun doch für Ihr Produkt entschieden und war die ersten Tage auch zufrieden. Nun überwiegt aber wieder die Skepsis, da ich beim Erstellen von Angebot 2 die Meldung erhalte: „Unknown Error”. Ich weiß nicht, wie ich das Angebot abschließen soll, und mein Kunde wartet darauf. Im Anhang sende ich Ihnen einen Screenshot.

Mit freundlichen Grüßen, Thien

12 / 30

E-Mail #12

Datum: vor 3 Tagen, 5:16:038

Von: Lisa Bonn

Text:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich sitze vor einem kleinen Problem und komme nicht weiter. Meine Kostenvoranschläge werden immer auf zwei Seiten gedruckt, obwohl ich nur eine Position habe. Bei den Rechnungen klappt es mit dem Druck auf eine Seite. Mache ich was falsch?

Mit freundlichen Grüßen, Lisa Bonn

13 / 30

E-Mail #13

Datum: vor 27 Tagen, 16:00:19

Von:

Text:

Hallo Kurt,

Ich bin’s, die Mama von Susi. Ich wollte fragen, ob Ottilie nächste Woche Dienstag uns mal besuchen kommen mag. Susi würde sich sehr darüber freuen. Gerne kann ich die beiden nach dem Kindergarten zusammen abholen.

Liebe Grüße, Karin

14 / 30

E-Mail #14

Datum: vor 5 Tagen, 4:51:04
Von: Lilly Puthaner
Text:
Sehr geehrter Herr Hirsch,
das mit dem Neustart hatte nicht funktioniert. Obwohl ich schon alles Mögliche ausprobiert habe, wird mir das PDF für die Rechnung nicht ausgegeben. Stattdessen erhalte ich ein Dokument mit lauter Sonderzeichen. Bitte helfen Sie mir. Ich bin schon echt verzweifelt.

Grüße, Lilly Puthaner

15 / 30

E-Mail #15

Datum: vor 4 Tagen, 16:09:19
Von: Mario Nette
Text:
Hi Kurt,
Ich hoffe, dir, deiner Frau und den Kindern geht es gut. Leider kann ich nächste Woche nicht mit zum geplanten Segeltörn, da in meiner Famili alle krankheitsbedingt ziemlich angeschlagen sind. Aber an der Kostenpauschale in Höhe von 300 Euro bleibe ich selbstverständlich weiter beteiligt.

Viele Grüße, Mario

16 / 30

E-Mail #16

Datum: gestern, 12:13:41
Von: Konstantin Opel
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,

Wir haben die Software gekauft und uns fehlen noch folgende Funktionen:
Wir müssen unsere Rechnungen direkt mit dem Paypal-Konto verbinden, sodass eine Zuordnung zu den Zahlungen möglich ist.
Wir müssen alle Kontenbewegungen als CSV-Datei an die Steuerkanzlei weiterleiten. Wie können wir das bewerkstelligen?
Bitte melden Sie sich schnell.

Mit freundlichen Grüßen, Konstantin Opel

17 / 30

E-Mail #17

Datum: vor 3 Tagen, 18:21:21
Von: Alice Wunder
Text:
Sehr geehrter Herr Hirsch,
Ich bin’s mal wieder! 🙂 Das Problem mit meinem Bildschirm hat sich anscheinend von selbst gelöst. Mein Neffe kam letztens zu mir und meinte, dass ich wohl beim Putzen das Netzkabel des Monitors erwischt habe und dieses wohl etwas lose war. Das Kabel steckt nun wie es soll und alles funktioniert prima. Ich bleibe Ihnen somit auch weiterhin treu.

Mit freundlichen Grüßen, Alice Wunder

18 / 30

E-Mail #18

Datum: vor 7 Tagen, 14:47:46
Von: Full Moon
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,

wie besprochen sende Ich Ihnen unser Angebot für die beiden .NET-Entwickler zur Behebung der Fehler Nr. 2–5.

Mit freundlichen Grüßen, Full Moon

19 / 30

E-Mail #19

Datum: vor 9 Tagen, 0:00:01
Von: Apothegge für Menchen
Text:
Sehr geehrte Damen und Herren,
plagen auch Sie andauernd Potenzprobleme? Damit ist jetzt Schluss! Mit unseren neuen Produkten zur Bekämpfung von Erektionsstörungen haben Sie ein Problem weniger. Für schlappe 29,99 Euro erhalten Sie eine Packungseinheit zum Kennenlernpreis.

Mit freundlichen Grüßen, Your Apothegger

20 / 30

E-Mail #20

Datum: vor 5 Tagen, 17:13:22
Von: Peter Silie
Text:
Hallo Kurt,
der Kunde „Kanal Bau Graben” hat unsere Rechnung mit der Nr. 18324 noch immer nicht beglichen, obwohl wir bereits zweimal angemahnt haben. Kannst du direkt mal nachhaken, woran das liegt?

Grüße, Peter

21 / 30

E-Mail #21

Datum: vor 3 Tagen, 13:01:23
Von: Rainer Wein
Text:
Hallo,
vielen Dank für das Angebot Nr 111-5954. Wir würden es gerne annehmen und erwarten daher die Fertigstellung bis übernächste Woche.

Liebe Grüße, Rainer Wein

22 / 30

Copy - E-Mail #22

Datum: vor 13 Tagen, 02:44:44

Von: Moni Thor
Text:
Hallo Herr Hirsch,

leider bin ich mit Ihrer Software nicht zufrieden. Uns sind viele essentielle Dinge nicht möglich, sodass wir vom Vertrag zurücktreten möchten. Bitte veranlassen Sie alles weitere.

Viele Grüße, Moni Thor

23 / 30

E-Mail #23

Datum: vor 6 Tagen, 22:22:11
Von: Phil Fraß
Text:
Hallo,

nach einem Softwareupdate habe ich das Problem, dass sich das Programm nicht mehr starten lässt und sich einfach nach dem öffnen wieder schließt. Ich bitte um Hilfe.

Liebe Grüße, Phil Fraß

24 / 30

E-Mail #24

Datum: vor 8 Tagen, 09:01:39
Von: Wilma Bier
Text:
Hallo Herr Hirsch,

sie baten mich dringend um Rückruf, leider erreiche ich Sie nicht. Das Problem besteht weiterhin, bitte melden Sie sich zeitnah.

Liebe Grüße, Wilma Bier